Surat sering dipakai oleh sebagian besar orang untuk berbagai kebutuhan, baik itu personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi atau lembaga.

Surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi tersebut biasanya disebut dengan Surat Resmi. Di dalam surat tersebut terdapat beragam isi, salah satunya nomor surat yang menunjukkan identitas dari surat. Tahukah Anda bahwa pembuatan nomor surat tersebut sangat penting ? Simak ulasannya berikut.

Pengertian Surat Resmi

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan suatu informasi melalui tulisan oleh suatu pihak kepada pihak lain, dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.

Fungsi dari surat sendiri mencakup dalam lima hal, yang pertama ialah sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, serta gagasan. Kemudian sebagai alat bukti tertulis dan alat pengingat. Ketiga sebagai bukti historis, dan yang terakhir ialah pedoman kerja.

Surat Resmi atau Official Letter adalah surat yang sering digunakan untuk segala keperluan formal / resmi oleh berbagai pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat satu ini dibuat dengan beragam aturan dan regulasi yang jelas, misalnya saja penggunaan bahasanya harus baku, isinya harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meski biasanya sering digunakan untuk keperluan pribadi, namun Surat Resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku. Pada umumnya Surat Resmi ini menyangkut mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas suatu instansi yang bersangkutan.

Tak hanya itu ternyata terdapat perbedaan mendasar antara Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi, yakni pada penggunaan bahasa dan penulisannya.

Fungsi Surat Resmi

Official letter atau Surat Resmi ini memiliki fungsi khusus yang tak dapat ditemukan pada jenis surat lainnya. Mengacu dari pengertian Surat Resmi yang telah dibahas sebelumnya, maka:

  • Fungsi pertamanya ialah sebagai sarana informasi atau pemberitahuan. Informasi tersebut mengenai berbagai hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan ataupun pemikiran.
  • Surat Resmi juga bisa berfungsi sebagai bukti tertulis yang otentik dalam bentuk dokumen, dimana isinya dapat dipercaya serta dipertanggungjawabkan oleh si pengirim.
  • Tak hanya itu, Surat Resmi juga digunakan sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan / aktivitas tertentu. Kemudian Surat Resmi tersebut berisikan beragam langkah kerja pada pekerjaan tertentu yang ditugaskan.
  • Selanjutnya Surat Resmi memiliki fungsi sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat, baik itu perorangan, organisasi maupun lembaga. Oleh karena itu Surat Resmi ini perlu didokumentasikan atau disimpan agar bisa digunakan sebagai data di kemudian hari.
  • Dan yang terakhir, Surat Resmi berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis terhadap suatu peristiwa tertentu yang telah terjadi.

Meski kini perkembangan teknologi semakin berkembang, sehingga segala kegiatan dan aktivitas dapat dilaksanakan dengan mudah melalui internet. Namun peran surat formal atau Surat Resmi ini masih diperlukan sebagai suatu persyaratan tertentu seperti bisnis, perdagangan, berita, dan berbagai persyaratan lainnya.

Bahkan suatu lembaga atau instansi tertentu juga masih membutuhkan Surat Resmi ini untuk digunakan dalam suatu keperluan.

Ciri Ciri Surat Resmi

Untuk bisa mengenali sebuah Surat Resmi, Anda bisa melihat dari berbagai karakteristiknya.

Yang pertama yaitu Surat Resmi biasanya menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD. Hal tersebut meliputi kosa kata, frasa, hingga tata bahasanya yang dipakai pada surat tersebut.
Kedua, Surat Resmi dibuat menggunakan bahasa yang singkat, padat, efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
Ketiga, Surat Resmi juga tidak menggunakan bahasa implisit yang berarti terdapat sebuah pesan tersirat terkandung dalam sebuah surat. Namun, Surat Resmi memanfaakan bahasa eksplisit yaitu pesan yang ingin disampaikan telah tercantum dalam surat tersebut.
Lalu yang keempat yakni Surat Resmi dibuat dalam bentuk full block style, semi block style, ataupun intended block style. Yang dimaksud dengan full block style atau bentuk lurus penuh ialah seluruh bagian surat kecuali kop surat pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.

Kemudian untuk semi block style atau bentuk setengah lurus adalah pada awal paragraf surat terdapat bagian yang menjorok lima karakter ke dalam, kemudian tanda tangannya berada di sebelah kanan surat. Sementara untuk intended block style berbentuk lekuk.
Kelima, Surat Resmi menggunakan kop surat apabila dikeluarkan oleh suatu organisasi atau instansi tertentu. Biasanya kop surat tersebut terdiri dari nama lembaga, alamat, email, serta nomor teleponnya.
Keenam, di dalam Surat Resmi ini selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
Ketujuh, Surat Resmi menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim dan formal.
Kedelapan, surat formal biasanya membutuhkan stempel atau cap khusus untuk suatu kondisi tertentu dari lembaga ataupun instansi yang resmi. Yang terakhir ialah surat ini dibentuk secara sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Jadi dalam pembuatannya tak bisa asal, tetapi harus memperhatikan beragam hal yang telah ditentukan dalam aturan tertentu. Hal satu ini berlaku untuk semua jenis Surat Resmi.

Beragam Jenis Surat Resmi

Beragam jenis Surat Resmi ini terdiri dari enam macam, yang pertama yaitu surat keputusan. Surat satu ini memiliki tujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai berbagai hal yang selama ini belum jelas.

Surat Putusan Instansi / Lembaga

Biasanya surat keputusan ini berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga, misalnya saja mengenai surat keputusan pengangkatan pegawai atau pemberhentian pegawai.

Surat Permohonan

Kedua, surat permohonan yang digunakan ketika suatu pihak ingin menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lainnya, misalnya surat permohonan bantuan dana.

Surat Perintah

Yang ketiga ialah surat perintah, isinya menjelaskan bahwa terdapat suatu atasan yang memberikan instruksi kepada bawahannya misalnya yaitu surat perintah perjalanan dinas.

Surat Kuasa

Keempat, surat kuasa yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain misalnya surat kuasa pembayaran pajak.

Surat Undangan / Panggilan

Kelima yaitu surat panggilan atau undangan, yang digunakan untuk memanggil ataupun mengundang seseorang untuk suatu keperluan tertentu misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan lain sebagainya.

Surat Edaran

Dan yang terakhir ialah surat edaran yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu, dimana isinya menjelaskan mengenai pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu.

Struktur Pada Surat Resmi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam Surat Resmi ini terdapat berbagai bagian penting yang harus dilengkapi dan terpenuhi. Struktur pada surat formal ini pada umumnya terdapat 10 bagian, dimana:

  • Kepala Surat / Kop Surat – Pertama yaitu kepala surat atau kop surat. Dalam kop surat terdiri dari berbagai hal seperti logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon atau fax, serta email instansi / lembaga tertentu.
  • Nomor Surat – Kemudian ada nomor surat, yang digunakan untuk memudahkan pengirim mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurun waktu satu bulan.
  • Tanggal – Ketiga, ada tanggal surat yang menandakan suatu informasi mengenai waktu dibuatnya surat tersebut.
  • Lampiran Pendukung – Keempat, yaitu lampiran atau hal yang digunakan sebagai pendukung dari Surat Resmi tersebut.
  • Alamat Tujuan – Kelima, terdapat alamat tujuan yang biasanya ditulis secara singkat dan jelas.
  • Salam Pembuka – Yang keenam yaitu salam pembuka, seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa Surat Resmi ini identik akan salam pembuka yang memiliki bentuk baku dan formal dengan bahasanya yang sopan.
  • Isi Surat – Struktur yang ketujuh ini merupakan hal terpenting dan bagian utama pada Surat Resmi yaitu isi surat. Dalam isi surat ini terdapat informasi dari si pengirim yang ditujukan kepada seseorang ataupun instansi tertentu secara singkat, padat, dan jelas serta penggunaan bahasa baku.
  • Salam Penutup – Kedelapan ialah salam penutup, hampir sama dengan salam pembuka pada bagian satu ini juga berisikan salam yang memiliki bentuk baku dan formal dengan bahasa baku. Tak hanya itu salam penutup juga harus menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
  • Tanda Tangan Pengirim – Kesembilan yaitu tanda tangan pengirim surat yang harus dicantumkan pada bagian bawah surat dengan tambahan nama pengirim.
  • Tembusan / Pihak Lain – Yang terakhir ialah tembusan, jika surat perlu diketahui oleh pihak lain.

Komponen Pada Nomor Surat Resmi

Dalam pembuatan nomor di Surat Resmi ini, biasanya dipisahkan oleh tanda baca yaitu garis miring (/). Ternyata pemisahan dari angka dan huruf yang terdapat pada nomor surat ini memiliki makna tertentu yang berbeda satu sama lainnya.

Oleh karena itu Anda perlu tahu berbagai komponen yang terdapat di Surat Resmi. Umumnya komponen tersebut terdiri dari lima komponen.

Komponen pertama yaitu kode nomor surat, yang menjelaskan bahwa surat tersebut diperuntukkan untuk internal ataupun eksternal dari suatu lembaga tertentu.
Kedua, yaitu nomor urut surat yang berarti ditulis berdasarkan urutan surat yang ditulis dalam satu kelompok surat tertentu. Biasanya urutan tersebut akan berulang dan kembali ke nomor 1 pada setiap awal bulan.
Yang ketiga ialah nama lembaga atau divisi yang mengeluarkan surat tersebut. Nama lembaga ataupun divisi ini biasanya berbentuk kode satu atau dua huruf dan angka tertentu tergantung dari divisi yang telah ditentukan sebelumnya.

Tak hanya itu, biasanya juga kode tersebut berbeda antara divisi satu dengan yang lainnya. Misalnya saja, untuk divisi marketing dalam suatu instansi tertentu memiliki kode ‘M’. Sementara untuk kode nama perusahaan tersebut, biasanya menyesuaikan dari hasil kesepakatan.
Keempat ialah menunjukkan bulan yang sedang berjalan, biasanya penulisan bulan ini menggunakan angka romawi. Misalnya saja bulan ‘Oktober’ atau bulan kesepuluh yang dituliskan dengan ‘X’.
Yang terakhir menunjukkan tahun yang sedang berjalan, umumnya ditulis dua angka terakhir. Misalnya tahun 2020, maka yang ditulis ialah ‘20’.

Secara umum penulisan nomor surat pada suatu instansi atau lembaga tertentu selalu mencakup kelima komponen tersebut. Meski setiap komponen tersebut selalu digunakan untuk pemberian nomor surat.

Namun kini terdapat beberapa variasi cara penulisan surat sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat dan disepakati oleh masing masing instansi tersebut. Mungkin saja terdapat beberapa lembaga yang tidak mencantumkan kode bulan ataupun kode nomor surat lainnya.

Cara Penulisan Nomor Surat

Tak hanya tata cara penulisan isi surat saja yang harus diperhatikan, tetapi penulisan nomor suratnya juga menjadi suatu hal yang sangat krusial. Karena penomoran surat ini memiliki berbagai fungsi tersendiri, yaitu nomor surat akan mempermudah pengecekan surat atau komunikasi yang telah terjadi di masa lampau.

Apabila suatu ketika diperlukan untuk klarifikasi terkait dengan isi serta waktunya, maka hal tersebut sudah dapat dipastikan dengan jelas melalui nomor surat.

Adanya nomor surat juga berguna untuk mempermudah klarifikasi jenis surat ketika akan dilakukan pengarsipan. Serta untuk mengetahui banyaknya surat keluar atau yang telah dibuat oleh suatu lembaga tertentu.

Tak hanya itu, nomor surat juga berguna untuk mempermudah sekertaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat selanjutnya. Kemudian yang terakhir, nomor surat dapat digunakan sebagai referensi dalam surat menyurat pada masa yang akan datang.

Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam setiap kode yang terdapat pada nomor surat ini dipisahkan dengan tanda baca yaitu garis miring (/).

Di dalam nomor surat tersebut juga terdapat beragam format penomorannya. Contoh yang benar ialah ‘Nomor : 734/D2/NT/2015‘. Jadi dalam pembuatannya, penulisan nomor haruslah sesuai tidak boleh disingkat menjadi ‘No, No-, Nmr, ataupun Nomor’.

Kemudian untuk urutannya harus disesuaikan dengan kelima komponen yang telah disebutkan sebelumnya yaitu nomor surat, kode divisi, kode perusahaan, bulan, dan tahun.

Diakhir penulisan nomor surat ini tak perlu ditambahi dengan tanda baca titik. Penulisan kode pun harus menggunakan huruf kapital atau huruf besar, untuk memudahkan dalam pengarsipan di kemudian hari.

Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar

Untuk mempermudah Anda dalam memahami pembuatan nomor surat ini, berikut akan dicontohkan nomor Surat Resmi beserta penjabarannya.

Contoh yang pertama yaitu “Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018”. Kode “01” merupakan nomor surat keluar dari suatu instansi tertentu yang menunjukkan bahwa surat ini merupakan surat keputusan. Kemudian untuk “004” menjelaskan mengenai nomor urut surat yang dikeluarkan diurutan keempat.

Untuk kode “SMA-SM”, menunjukkan nama profil lembaga yang mengeluarkan surat yaitu SMA Suka Maju. Sementara untuk kode “V”, yang berarti bulan yang sedang berlangsung ketika pembuatan surat yaitu bulan kelima atau bulan Mei.

Yang terakhir yaitu “2018”, menunjukkan tahun berjalan pada pembuatan surat ini yaitu tahun 2018. Nomor surat ini biasanya dituliskan pada bagian awal surat, yang sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan perihal surat.

– Contoh –

Nomor        : 01.004/SMA-SM/V/2018

Lampiran   : –

Perihal        : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/2019

Sementara untuk susunan penomoran pada Surat Perintah dan Surat Tugas terdiri dari nomor naskah atau nomor urut dalam satu tahun, kode jabatan penandatanganan, bulan yang ditulis dalam dua digit, serta tahun terbitnya.

Kedua surat ini memiliki perbedaan dibandingkan dengan beragam Surat Resmi lainnya. Karena biasanya kedua surat ini digunakan pada lembaga kedinasan tertentu.

– Contoh –

SURAT PERINTAH

NOMOR 09/D-IV/02/2012
SURAT TUGAS

NOMOR 08/D-IV/11/2012

Penjelasannya yaitu pada kode “09” dan “08” menunjukkan bahwa itu nomor urut dari Surat Perintah dan Surat Tugas dalam satu tahun takwim atau kalender.

Kemudian untuk kode “D-IV” menjelaskan mengenai kode jabatan yaitu Deputi Bidang Tata Laksana. Sementara untuk kode “02” dan “11”, menunjukkan mengenai bulan pembuatan kedua surat tersebut. Dan terakhir, yaitu “2012” menunjukkan bahwa surat dibuat pada tahun 2012.

Dari penjelasan seputar Surat Resmi atau formal tersebut, bisa dijadikan sebagai informasi penting bagi Anda yang ingin membuatnya. Sebenarnya segala ketentuan yang dijelaskan diatas juga termuat dalam semua jenis Surat Resmi.

Serta ketentuan tersebut ternyata bisa berubah menyesuaikan ketentuan ataupun aturan yang ditetapkan oleh suatu lembaga tertentu. Sehingga Anda tak bisa asal dalam pembuatan Surat Resmi ini.

Mohon maaf fitur komentar kami tutup sementara.